Durée de conservation des documents d'entreprise
Combien de temps garder vos bulletins de paie, factures, contrats et déclarations — et sous quelle forme.
Combien de temps conserver les documents d'entreprise ?
Quatre durées structurent l'archivage en entreprise : 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives à compter de la clôture de l'exercice (article L.123-22 du Code de commerce), 6 ans pour les documents fiscaux (article L.102 B du Livre des procédures fiscales), 5 ans pour les documents sociaux dont le double des bulletins de paie (article L.3243-4 du Code du travail) et le registre unique du personnel, et 5 ans pour les contrats commerciaux. Certains cas sont plus longs : 30 ans pour les documents immobiliers, 40 ans pour le document unique d'évaluation des risques. En pratique, une conservation généralisée à 10 ans couvre l'essentiel des obligations.
- Comptabilité
- 10 ans
- Fiscal
- 6 ans
- Bulletins de paie (employeur)
- 5 ans
- Registre du personnel
- 5 ans après le départ
- Cotisations sociales
- 3 ans
- Immobilier
- 30 ans
En bref
- Une même facture relève de deux délais : 10 ans côté comptable, 6 ans côté fiscal. Retenez le plus long.
- Le numérique est admis, à condition de respecter les exigences de fidélité et de durabilité de l'archivage.
- Les délais survivent à la fermeture de l'entreprise.
- Sans justificatif, la charge est réintégrée et la TVA déduite remise en cause.
La question revient à chaque déménagement de bureaux ou changement d'outil : peut-on jeter ? La réponse dépend de la nature du document, car le droit français superpose plusieurs délais — commercial, fiscal, social et civil — qui ne coïncident pas. Une facture fournisseur, par exemple, doit être conservée 10 ans au titre du Code de commerce alors que le droit de reprise fiscal s'arrête à 6 ans.
Les tableaux ci-dessous donnent, par famille de documents, la durée applicable et l'article correspondant. Ils constituent la base d'une politique d'archivage simple et défendable en cas de contrôle.
Documents sociaux et de paie
| Document | Durée de conservation | Référence légale |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double employeur) | 5 ans | C. trav. art. L.3243-4 |
| Registre unique du personnel | 5 ans à compter du départ du salarié | C. trav. art. R.1221-26 |
| Contrat de travail, avenants, solde de tout compte | 5 ans après la fin du contrat | C. civ. art. 2224 |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | CSS art. L.244-3 |
| Comptabilisation des horaires, heures supplémentaires, astreintes | 1 an | C. trav. art. D.3171-16 |
| Observations et mises en demeure de l'inspection du travail | 5 ans | C. trav. art. L.8113-6 |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans | CSS art. L.431-2 |
| Document unique d'évaluation des risques (versions successives) | 40 ans | C. trav. art. R.4121-1-1 |
Documents comptables
| Document | Durée de conservation | Référence légale |
|---|---|---|
| Livre journal, grand livre, livre d'inventaire | 10 ans à compter de la clôture | C. com. art. L.123-22 |
| Pièces justificatives (factures, bons, relevés) | 10 ans | C. com. art. L.123-22 |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | C. com. art. L.123-22 |
| Facture client et fournisseur | 10 ans (comptable) / 6 ans (fiscal) | C. com. + LPF art. L.102 B |
Documents fiscaux
| Document | Durée de conservation | Référence légale |
|---|---|---|
| Déclarations d'impôt sur les sociétés et liasses fiscales | 6 ans | LPF art. L.102 B |
| Déclarations et justificatifs de TVA | 6 ans | LPF art. L.102 B |
| CFE, CVAE et taxes assimilées | 6 ans | LPF art. L.102 B |
| Registre des immobilisations et amortissements | 6 ans après la dernière opération | LPF art. L.102 B |
Documents civils et commerciaux
| Document | Durée de conservation | Référence légale |
|---|---|---|
| Statuts, PV d'assemblée, registre des titres | 5 ans après la radiation | C. com. art. L.123-22 |
| Contrats commerciaux et correspondances | 5 ans | C. com. art. L.110-4 |
| Contrats conclus par voie électronique (> 120 €) | 10 ans à compter de la livraison | C. conso. art. L.213-1 |
| Documents relatifs à un bien immobilier | 30 ans | C. civ. art. 2227 |
| Polices d'assurance | 2 ans après résiliation | C. assur. art. L.114-1 |
Archivage numérique : ce qui est exigé
Numériser un document papier est autorisé, mais la copie ne remplace l'original que si elle est produite dans les conditions fixées par l'article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales : reproduction à l'identique, sans perte d'information, conservation au format PDF ou PDF A/3, empreinte numérique, horodatage et cachet ou signature électronique conforme.
Ces exigences deviennent structurantes avec l'entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire, qui impose de recevoir, transmettre et archiver les factures sous forme dématérialisée via une plateforme agréée.
Les erreurs fréquentes
Compter à partir de la date de la facture
Le délai comptable court à compter de la clôture de l'exercice, pas de la date du document : une facture de janvier se conserve donc en réalité près de 11 ans.
Détruire après la radiation
La fermeture de la société n'efface aucun délai. L'ancien dirigeant doit rester en mesure de produire les pièces pendant toute la durée légale.
Oublier les données personnelles
Le RGPD impose une durée de conservation limitée : conserver au-delà de l'obligation légale devient une infraction.
Ne garder que le relevé bancaire
Le relevé prouve le paiement, pas la nature de la dépense. Sans facture, la charge et la TVA sont rejetées lors d'un contrôle.
À retenir
- Règle simple et sûre : 10 ans pour tout ce qui touche à la comptabilité.
- 5 ans pour la paie et le social, 6 ans pour le fiscal.
- L'archivage numérique doit être conforme pour avoir valeur de preuve.
- Le RGPD impose de ne pas conserver au-delà du nécessaire.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les bulletins de paie ?
L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans (article L.3243-4 du Code du travail). Le salarié, lui, a intérêt à les garder sans limite de durée : ils servent de preuve pour la liquidation de la retraite. Sous forme électronique, le double doit rester accessible pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
Les livres et registres comptables, les pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, relevés bancaires) se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, en application de l'article L.123-22 du Code de commerce.
Combien de temps conserver les documents fiscaux ?
Les déclarations et pièces fiscales (impôt sur les sociétés, TVA, CFE, CVAE) doivent être conservées 6 ans à compter de la dernière opération, conformément à l'article L.102 B du Livre des procédures fiscales. Ce délai correspond au droit de reprise étendu de l'administration.
Quelle durée pour le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans à compter du départ du salarié concerné. Les documents relatifs aux contrôles de l'inspection du travail, les observations et mises en demeure se conservent également 5 ans.
Peut-on conserver les documents uniquement au format numérique ?
Oui. La copie numérique d'un document papier a la même valeur probante que l'original si elle est réalisée dans les conditions de l'article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales : reproduction fidèle et durable, format PDF ou PDF A/3, empreinte numérique, horodatage et signature électronique. À défaut de ce dispositif, il reste prudent de conserver l'original papier.
Que risque-t-on en cas de perte des documents ?
L'absence de justificatif prive l'entreprise de sa preuve en cas de contrôle : la charge est réintégrée, la TVA déduite est remise en cause, et une majoration s'applique. En matière prud'homale, l'absence de bulletins ou de registre se retourne souvent contre l'employeur, la charge de la preuve lui incombant sur de nombreux points.
Combien de temps garder les documents après la fermeture de l'entreprise ?
La radiation ne fait pas disparaître les obligations : les délais de conservation continuent de courir. L'ancien dirigeant, ou le liquidateur, doit rester en mesure de produire les pièces pendant toute la durée légale, notamment les 10 ans des documents comptables et les 5 ans des documents sociaux.
Quelle durée pour les documents relatifs aux cotisations sociales ?
Les justificatifs de cotisations de sécurité sociale, les DSN et les documents remis à l'URSSAF se conservent 3 ans, durée du délai de reprise de l'organisme, portée à 5 ans en cas de travail dissimulé.
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