La note de frais : guide complet pour les entreprises et indépendants
Définition, dépenses remboursables, mentions obligatoires, indemnité kilométrique, comptabilisation et traitement fiscal.
Qu'est-ce qu'une note de frais et comment la remplir ?
Une note de frais est un document interne par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement des dépenses professionnelles engagées pour le compte de l'entreprise. Chaque ligne doit décrire l'objet professionnel, la date, le montant HT et TTC, la TVA, le fournisseur et être accompagnée d'un justificatif. Les remboursements de frais réels justifiés sont exclus des cotisations sociales et de l'impôt, contrairement aux forfaits non justifiés qui sont réintégrés dans la rémunération. La note est ensuite ventilée par nature de charge (comptes 625, 626, 606) et la TVA récupérable est isolée.
- Définition
- Demande de remboursement de frais engagés pour l'entreprise
- Condition clé
- Caractère professionnel justifié par un document
- Régime social
- Exonéré de cotisations si justifié et dans les limites
- Comptabilisation
- Ventilation par nature (625, 626, 606…)
- Indemnité kilométrique 2026
- 0,636 €/km (5 CV, jusqu'à 5 000 km)
- Repas au restaurant en déplacement
- 21,40 € exonérés (2026)
- Conservation
- 10 ans (comptable), 6 ans (fiscal)
En bref
- Une note de frais ne se justifie que par une dépense professionnelle réelle et documentée.
- Les remboursements justifiés sont exonérés de cotisations et d'impôt ; les autres deviennent du salaire.
- L'indemnité kilométrique suit le barème kilométrique fiscal (non revalorisé en 2026), selon la puissance du véhicule.
- Les justificatifs se conservent 10 ans (comptable), 6 ans (fiscal) et 3 ans (Urssaf).
La note de frais est l'un des documents les plus manipulés en entreprise, et l'un des plus surveillés lors d'un contrôle. C'est par elle que transite une part importante des charges externes : déplacements, repas d'affaires, petits achats, indemnités kilométriques. Mal tenue, elle génère des redressements URSSAF et fiscaux ; bien structurée, elle sécurise la déduction des charges et la récupération de la TVA.
Ce guide reprend l'essentiel : ce qu'est une note de frais, quelles dépenses elle peut couvrir, quelles mentions elle doit comporter, comment l'indemnité kilométrique s'y intègre, comment la comptabiliser, quel est son traitement social et fiscal, et comment la digitaliser.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document interne par lequel une personne (salarié, dirigeant, mandataire) demande à l'entreprise le remboursement des dépenses qu'elle a engagées sur ses propres fonds dans le cadre de son activité professionnelle. Elle matérialise le principe selon lequel l'entreprise prend à sa charge les coûts générés par son fonctionnement, sans que le collaborateur n'en supporte le poids.
Pour ouvrir droit à remboursement, la dépense doit réunir trois conditions : elle est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, elle est réelle et justifiée par un document, et elle respecte les politiques internes (plafonds, catégories autorisées). À défaut, le remboursement perd son régime de faveur et est réintégré dans la rémunération soumise à cotisations et à impôt.
Quelles dépenses peut-on mettre sur une note de frais ?
Toute dépense engagée pour les besoins de l'activité et justifiée peut figurer sur une note de frais. Le tableau ci-dessous reprend les principales catégories, le compte comptable de référence et le régime de TVA applicable.
| Catégorie de dépense | Compte | Régime TVA / fiscal |
|---|---|---|
Transport et déplacement Billets de train, avion, taxi, péages, parking, transports en commun. | 625 | TVA récupérable |
Indemnités kilométriques Remboursement de l'usage d'un véhicule personnel, au barème. | 6251 | Hors TVA (forfait) |
Repas d'affaires Repas avec clients, prospects ou partenaires, justifiés et documentés. | 6256 | TVA récupérable ; charge déductible si engagée dans l'intérêt de l'entreprise et non excessive |
Hébergement en mission Hôtels, nuitées lors d'un déplacement professionnel. | 6251 | TVA récupérable |
Frais de télétravail Allocation forfaitaire d'utilisation du domicile, dans le plafond. | 641 | Hors TVA (allocation forfaitaire) |
Fournitures et petit matériel Fournitures de bureau, consommables, petit outillage. | 606 | TVA récupérable |
Frais postaux et télécoms Affranchissement, téléphone, internet à usage professionnel. | 626 | TVA récupérable (partie pro) |
Formations Frais pédagogiques et frais de déplacement liés à une formation. | 6233 | TVA récupérable |
Les dépenses personnelles (vêtements, coiffeur, abonnements privés), les amendes et les dépenses sans lien avec l'activité sont exclues. Leur remboursement constitue un avantage en nature ou un complément de rémunération, à déclarer sur le bulletin de paie.
Frais kilométriques et indemnité kilométrique
Lorsqu'un collaborateur utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'entreprise le rembourse sous forme d'indemnité kilométrique. Le montant est obtenu en multipliant la distance parcourue par un tarif au kilomètre inspiré du barème kilométrique publié chaque année par la DGFiP.
Ce barème tient compte de deux paramètres : la puissance fiscale du véhicule (en CV) et la distance annuelle parcourue (d). Le barème 2026, applicable aux revenus 2025, n'a pas été revalorisé par rapport à l'année précédente.
Barème kilométrique 2026 des voitures
| Puissance | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Source : Service Public, barèmes kilométriques 2026 (9 avril 2026) — montants fixés par l'arrêté du 27 mars 2023, pris pour l'application de l'article 6 B de l'annexe IV du CGI.
- Exemple : 4 000 km professionnels avec une voiture de 5 CV donnent 4 000 × 0,636 = 2 544 €.
- Véhicule 100 % électrique : le barème est majoré de 20 %.
- Côté Urssaf : les indemnités kilométriques versées au salarié sont exonérées de cotisations dans la limite de ce barème (arrêté du 20 décembre 2002, art. 4).
L'indemnité kilométrique est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite du barème et de la distance réellement parcourue. Tout dépassement — tarif supérieur au barème ou kilométrage surévalué — est réintégré dans la rémunération soumise à cotisations. Le véhicule de société (carte grise à l'entreprise) suit un autre régime : la TVA sur l'acquisition n'est pas récupérable pour un véhicule de tourisme, et l'avantage en nature « voiture » doit être déclaré sur le bulletin.
Pour aller plus loin sur la fiscalité des véhicules d'entreprise, consultez notre guide TVA sur les véhicules de fonction.
Quels sont les plafonds de frais de repas en 2026 ?
Les règles diffèrent selon que le repas est pris par un salarié (plafonds d'exonération de cotisations) ou par un indépendant (part déductible de son bénéfice).
Salariés : indemnités de repas exonérées
| Situation du salarié | Montant maximum exonéré en 2026 |
|---|---|
| Repas sur le lieu de travail (contrainte liée à l'organisation ou aux horaires) | 7,50 € |
| Repas en déplacement, sans obligation de manger au restaurant | 10,40 € |
| Repas au restaurant en déplacement (y compris les 3 premiers mois d'un grand déplacement) | 21,40 € |
Sources : Urssaf, frais professionnels 2026, BOSS, table des paramètres — cadre fixé par l'article 3 de l'arrêté du 20 décembre 2002.
Indépendants : part déductible du repas
Un entrepreneur individuel qui déjeune hors de chez lui pour son activité ne déduit que le surcoût par rapport à un repas pris à domicile. En 2026 :
- valeur forfaitaire du repas pris à domicile, non déductible : 5,50 € ;
- au-delà de 21,40 €, la dépense est considérée comme excessive ;
- montant maximal déductible par repas : 15,90 € (21,40 € − 5,50 €).
Exemple : pour un repas de 16 € TTC, la part déductible est de 16 − 5,50 = 10,50 €.
Source : Service Public Entreprendre, fiche F31212 — Code général des impôts, article 39 (BIC) et article 93 (BNC).
Les mentions obligatoires d'une note de frais
Pour être valable — c'est-à-dire ouvrir droit à déduction fiscale, récupération de la TVA et exonération de cotisations — chaque note de frais doit comporter un ensemble d'informations. Ces mentions sont vérifiées tant par l'administration fiscale que par l'URSSAF.
| Mention | Pourquoi |
|---|---|
| Date de la dépense | Nécessaire pour la comptabilisation, le contrôle fiscal et le rattachement à l'exercice. |
| Nature et objet | Justifie le caractère professionnel, condition de la déduction fiscale. |
| Montant HT, TTC et TVA | Permet la récupération de la TVA et la ventilation comptable. |
| Fournisseur | Identifie le tiers et permet le rapprochement avec le justificatif. |
| Bénéficiaire et invités | Obligatoire pour les repas et frais de représentation. |
| Justificatif joint | Facture ou ticket original, indispensable en cas de contrôle. |
| Mode de paiement | Évite le double remboursement (note + carte entreprise). |
| Signature / validation | Engage le demandeur et le responsable hiérarchique. |
Une note-type préremplie avec ces champs et un workflow de validation garantit l'homogénéité et limite les oublis. Le modèle peut être intégré au logiciel de notes de frais ou tenu sous forme de tableau structuré.
Comment comptabiliser une note de frais ?
Les notes de frais ne se comptabilisent pas en bloc : elles sont ventilées par nature de charge selon le plan comptable général. Cette ventilation conditionne la lisibilité du compte de résultat et la déductibilité fiscale.
- 625 — Déplacements, missions et receptions : transports, hébergement, indemnités kilométriques (6251), repas d'affaires (6256).
- 626 — Frais postaux et de télécommunications : affranchissement, téléphone, internet à usage professionnel.
- 606 — Achats non stockés (fournitures, eau, énergie, petit matériel).
- 611 / 612 — Contrats de sous-traitance et locations simples.
- 44566 — TVA déductible sur ABS, pour la TVA récupérable isolée du montant HT.
La TVA récupérable est isolée dès l'enregistrement : sur les factures ouvrant droit (transports, hébergement, fournitures), la TVA est déductible ; elle ne l'est pas, en revanche, sur les véhicules de tourisme ou certaines réceptions. Un rapprochement entre la note et la facture garantit la cohérence. Pour comprendre où ces charges viennent alimenter votre résultat, lisez notre guide du compte de résultat ; les frais non déductibles sont ensuite réintégrés au résultat fiscal dans la liasse fiscale (tableau 2058-A).
Traitement fiscal et social
Le principe tient en une phrase : un remboursement de frais réels justifié n'est pas une rémunération. Il sort de l'assiette des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu. Trois conditions cumulatives : la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, elle correspond à une dépense réelle, et elle est justifiée.
Dès que l'une manque, le remboursement bascule dans la rémunération. C'est le cas des forfaits non justifiés, des remboursements supérieurs aux dépenses réelles, ou des indemnités kilométriques au-delà du barème. L'URSSAF requalifie alors l'avantage en salaire, avec redressement sur 3 ans (5 ans en cas de travail dissimulé) et majorations.
L'allocation forfaitaire de télétravail
Le remboursement forfaitaire des frais de télétravail (utilisation du domicile à titre professionnel) bénéficie d'un régime d'exonération spécifique, dans des limites publiées par l'Urssaf. En 2026, sans accord collectif : 2,70 € par jour de télétravail dans la limite de 59,40 € par mois, ou 11 € par mois pour un jour de télétravail par semaine. Si l'indemnité est prévue par un accord de branche ou de groupe : 3,30 € par jour dans la limite de 72,60 € par mois (Urssaf, frais professionnels 2026). Au-delà, la part excédentaire est soumise à cotisations. Cette allocation est comptabilisée en charges de personnel, distincte des notes de frais classiques.
Digitaliser et fiabiliser la gestion des notes de frais
La digitalisation transforme la note de frais en processus contrôlé : saisie mobile au moment du déplacement, photographie du justificatif, reconnaissance automatique des données (montant, TVA, fournisseur), contrôle des politiques de dépenses, workflow de validation et export comptable structuré.
Les bénéfices sont concrets : réduction des erreurs de saisie, accélération du remboursement (de plusieurs semaines à quelques jours), sécurisation de la piste d'audit et traçabilité complète. Le choix de l'outil dépend du volume mensuel, du nombre de collaborateurs et de l'intégration avec la comptabilité existante — un export au format comptable évite la ressaisie.
Le circuit de la note de frais
1. Engager la dépense
Le collaborateur avance les frais dans l'intérêt de l'entreprise, en respectant la politique de dépenses définie (plafonds, catégories autorisées, obligation de justificatif).
2. Saisir la note
Dès le retour, il renseigne la note : date, montant HT/TTC, TVA, objet, fournisseur, et joint la photo du justificatif. La saisie mobile au moment du déplacement limite les oublis.
3. Valider le contrôle
Le responsable ou le contrôle de gestion vérifie le caractère professionnel, le respect des plafonds et la conformité du justificatif avant d'approuver le remboursement.
4. Rembourser
Le remboursement est intégré au bulletin de paie ou à un virement dédié, hors assiette des cotisations si les conditions sont réunies.
5. Comptabiliser
La note est ventilée par nature de charge, la TVA récupérable est isolée et les justificatifs sont archivés pour la durée légale.
Les erreurs qui déclenchent un redressement
Rembourser sans justificatif
Un remboursement sans facture ou ticket est réintégré dans le salaire : soumis à cotisations sociales et à l'impôt, avec redressement URSSAF et fiscal possible sur 3 ans (5 ans en cas de travail dissimulé).
Confondre frais et avantages
Les dépenses personnelles déguisées en frais professionnels (repas non professionnel, abonnement personnel) constituent un avantage en nature à déclarer sur le bulletin de paie.
Oublier la TVA
Ne pas isoler la TVA récupérable sur les factures éligibles prive l'entreprise d'un crédit. À l'inverse, récupérer la TVA sur une dépense non ouvrant droit (vehicule de tourisme, certaines réceptions) crée un risque de redressement.
Dépasser le barème kilométrique
Une indemnité kilométrique supérieure au barème ou à la distance réellement parcourue perd son régime d'exonération : l'excédent devient une rémunération soumise à cotisations.
Mélanger carte entreprise et note
Rembourser une dépense déjà payée par carte corporate crée un double remboursement et fausse la comptabilité. Un rapprochement systématique évite cet écueil.
Conservation des justificatifs
Les justificatifs de notes de frais sont des pièces comptables : ils se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L.123-22 du Code de commerce). Le délai fiscal est de 6 ans (article L.102 B du Livre des procédures fiscales) et le délai de reprise de l'Urssaf de 3 ans (5 ans en cas de travail dissimulé). Un justificatif reçu sous forme numérique doit être conservé sous cette forme ; un ticket papier ne peut être remplacé par un scan que si la numérisation respecte les conditions réglementaires. Le détail des durées par nature de document est dans notre guide Conservation des documents comptables.
À retenir
- Pas de remboursement sans justificatif : la preuve fait la charge.
- Les frais justifiés sont exonérés ; les autres deviennent du salaire soumis à cotisations.
- L'indemnité kilométrique suit le barème fiscal 2026 (puissance × distance), majoré de 20 % pour l'électrique.
- Repas des salariés exonérés jusqu'à 7,50 €, 10,40 € ou 21,40 € selon la situation (2026).
- La ventilation comptable et l'isolation de la TVA sécurisent la déduction et la récupération.
- La digitalisation fiabilise le circuit et la piste d'audit.
Sources et références
- Service Public — Barèmes kilométriques 2026 (publié le 9 avril 2026)
- Arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire kilométrique (CGI, annexe IV, art. 6 B)
- Urssaf — Frais professionnels : montants 2026 (repas, grand déplacement, télétravail)
- BOSS — Table des paramètres : remboursements de frais professionnels
- Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels (art. 3 : frais de repas)
- Service Public Entreprendre — Frais de repas déductibles des indépendants (F31212)
- Code général des impôts, article 39 (charges déductibles, BIC)
- Code général des impôts, article 93 (dépenses déductibles, BNC)
- Code de commerce, article L.123-22 (conservation des pièces comptables)
- Livre des procédures fiscales, article L.102 B (conservation fiscale)
Montants vérifiés le 27 octobre 2026 sur les sites officiels. Ils sont révisés chaque année : vérifiez la version en vigueur à la date de la dépense.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document interne par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a engagées pour le compte de l'entreprise, sur ses propres fonds. Elle doit être justifiée par une facture ou un ticket et décrire l'objet professionnel de la dépense. Une fois validée et remboursée, elle est comptabilisée comme une charge de l'entreprise et déduite du résultat fiscal selon les règles de chaque catégorie de dépense.
Quelles dépenses peut-on mettre sur une note de frais ?
Toutes les dépenses engagées dans l'intérêt de l'entreprise et justifiées par un document : frais de transport et indemnités kilométriques, repas d'affaires et frais de représentation, hébergement en déplacement, fournitures de bureau, petit matériel, frais de télétravail, formations, cadeaux clients et invitations. Les dépenses personnelles, non justifiées ou sans lien avec l'activité sont exclues : leur remboursement devient un avantage en nature ou un rappel de salaire soumis à cotisations.
Quelles sont les mentions obligatoires d'une note de frais ?
Chaque ligne doit comporter la date de la dépense, le montant HT et TTC, le taux et le montant de TVA, l'objet et le motif professionnel, le nom du bénéficiaire et des invités le cas échéant, la désignation du fournisseur et le numéro du justificatif. La note doit être datée, signée (ou validée par workflow) et accompagnée des justificatifs originaux. Ces mentions sont exigées pour la déduction fiscale et la récupération de la TVA.
Comment fonctionne l'indemnité kilométrique dans une note de frais ?
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'entreprise peut le rembourser sous forme d'indemnité kilométrique, calculée en multipliant la distance parcourue par un tarif au kilomètre. Le tarif de référence est le barème kilométrique fiscal, qui dépend de la puissance du véhicule et de la distance annuelle. Le barème 2026 (revenus 2025) n'a pas été revalorisé : par exemple 0,636 €/km pour une voiture de 5 CV jusqu'à 5 000 km, majoré de 20 % pour un véhicule électrique (Service Public, 9 avril 2026 ; arrêté du 27 mars 2023). L'indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de ce barème (arrêté du 20 décembre 2002, art. 4), à condition de conserver les justificatifs de trajet.
Les frais de repas sont-ils remboursables ?
Oui, sous conditions. Les repas pris en déplacement professionnel ou lors d'un rendez-vous client sont remboursables sur justificatif. Pour un salarié, les indemnités forfaitaires de repas sont exonérées de cotisations en 2026 dans la limite de 7,50 € (repas sur le lieu de travail), 10,40 € (déplacement sans obligation de manger au restaurant) et 21,40 € (repas au restaurant en déplacement), selon l'Urssaf et l'article 3 de l'arrêté du 20 décembre 2002. Pour un indépendant, seul le surcoût est déductible : la dépense moins 5,50 €, dans la limite de 15,90 € par repas en 2026 (Service Public Entreprendre, CGI art. 39 et 93). Les repas d'affaires avec des clients ou partenaires sont déductibles s'ils sont engagés dans l'intérêt de l'entreprise, justifiés (identité des invités, objet) et non excessifs.
Comment comptabiliser une note de frais ?
Les notes de frais sont ventilées selon la nature de la dépense dans les comptes de charges du plan comptable général : 625 (déplacements, missions, receptions), 626 (frais postaux, télécoms, transport de biens), 606 (fournitures, eau, énergie), 611 ou 612 (petit entretien et locations). La TVA récupérable est isolée en compte 44566. Les indemnités kilométriques vont en compte 6251 et les indemnités de télétravail sont comptabilisées en charges de personnel.
Quel est le traitement social et fiscal des notes de frais ?
Les remboursements de frais professionnels justifiés ne constituent pas une rémunération : ils sont exclus de l'assiette des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu, à condition d'être engagés dans l'intérêt de l'entreprise, justifiés et correspondre à des dépenses réelles. En revanche, un remboursement forfaitaire supérieur aux dépenses réelles, ou non justifié, est réintégré dans le salaire et soumis à cotisations. Les indemnités kilométriques et l'allocation de télétravail bénéficient de plafonds d'exonération spécifiques fixés chaque année.
Combien de temps faut-il conserver les notes de frais ?
Les justificatifs de notes de frais sont des pièces comptables : ils se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L.123-22 du Code de commerce). Le délai fiscal est de 6 ans (article L.102 B du Livre des procédures fiscales) et le délai de reprise de l'Urssaf de 3 ans, porté à 5 ans en cas de travail dissimulé (article L.244-3 du Code de la sécurité sociale). La conservation numérique est possible sous conditions, détaillées dans notre guide de conservation des documents.
Un dirigeant peut-il se faire rembourser des frais de note de frais ?
Oui. Le dirigeant — gérant majoritaire de SARL, président de SAS, gérant d'EURL ou travailleur non salarié — peut se faire rembourser les frais qu'il engage pour le compte de la société, dès lors qu'ils sont engagés dans l'intérêt professionnel, justifiés et ne couvrent pas des dépenses personnelles. Pour le travailleur non salarié, les frais sont déduits du résultat selon le régime des frais réels ; pour le dirigeant salarié, ils suivent les mêmes règles que les autres salariés.
Comment digitaliser la gestion des notes de frais ?
La digitalisation repose sur un logiciel de gestion permettant la saisie mobile, la photographie des justificatifs, la reconnaissance automatique des données (OCR), le contrôle des politiques de dépenses, l'export comptable et l'archivage conforme. Elle réduit les erreurs, accélère le remboursement et sécurise la piste d'audit. Le choix de l'outil dépend du volume, du nombre de collaborateurs et de l'intégration avec la comptabilité existante.
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